ホームページの運営

マンション居住者専用ホームページは、管理組合または自治会が掲載する内容を決め、弊社が指示に基づいてページを作っていくことによって、運営されます。具体的には、以下のステップで運営します。

ホームページ運営の手順
  1. 管理組合と自治会はそれぞれ1名ずつIT担当者を決めます。
  2. 管理組合と自治会は、居住者に対してホームページ利用者を募集します。
  3. ホームページ利用者に対し、1世帯につき1組ずつアカウントを発行します。また希望があれば、メールアドレス1件も発行します。
    発行の実務は弊社が行います。

ホームページ利用の申し込みは随時受け付けます。

  1. IT担当者は、それぞれホームページに掲載したい情報をメールやFaxで弊社に指示します。
  2. 弊社はただちにページまたは居住者応答フォームなどを制作します。
  3. 居住者からの応答フォームはIT担当者とともに担当部署にも届くので、ただちに対応します。
  4. 新しい情報が出るたびに、4~6を繰り返します。
  5. ホームページ利用者向けに、定期的にメールマガジンを発行し、新しい情報のラインアップを紹介し、ホームページへのアクセスを促します。
    臨時発行もできます。

運営に関するQ&A

Q1. インターネットをしない人はどうなるのか?
A1. これまでどおり紙による情報伝達をしていただきます。これは管理組合理事や自治会役員の方も同様で、理事だから、役員だからといって、インターネットを利用しなければならないということはありません。
Q2. 紙による情報伝達とホームページを両方するのは手間じゃないのか?
A2. ホームページに関しては配布用の紙資料や回覧板の原稿を弊社にお渡しいただければ、そこからホームページを作ります。ですから、ホームページ作るからと言って余計に手間がかかるわけではありません。
Q3. ウチのマンションでは、事務手続きは管理会社がやっているので、居住者応答フォームを作ってもメリットはない。
A3. マンション管理の事務手続きを管理会社に一任しているケースでは、管理組合の実務は外注され、負担が見えにくくなります。しかし誰が実務を担おうと、居住者には何らかの形で事務手続きをしなければなりません。ホームページならば、居住者の事務手続きの負担を軽減することができます。
Q4. IT担当者以外の理事や役員も専用のメールアドレスは発行できないか?
A4. 希望があれば、理事・役員にも専用のメールアドレスを発行いたします。専用メールアドレスは次期理事や役員にも引き継げるので、対外的に使うことができます。また、メーリングリストも作れるので、理事間、役員間で打ち合わせなどしやすくなります。
Q5. 家族が多く、全員がインターネットしているので、アカウントを2つ以上を発行できないのか?
A5. アカウントは議決権を考慮して発行するため、1世帯1つとなります。ですから、アカウントは家族で共有するよう、お願いいたします。
Q6. パソコンだけでなく、スマフォでもメールマガジンを取りたいのだけれど、メールアドレスを2つ以上登録できないのか?
A6. メールアドレスはアカウントと1対1でひもづけられているため、2つ以上のメールアドレスを登録することはできません。ただし、運営者が発行するメールアドレスは5件まで転送できるので、メールアドレスの発行を申請ください。家族間で、それぞれ別のメールアドレスでメールマガジンを受け取りたい方もメールアドレスの発行を申請してください。
Q7. ホームページを始めれば、発信する情報量が多くなるだろうが、その都度応答フォームを作るのか? その場合、メンテナンス料金は増加するのか?
A7. どんなに情報量が多くなっても、必要な応答フォームは作ります。そしてメンテナンス料金は定額です。しっかり情報発信してください。
Q8. セキュリティ面で心配はないのか?
A8. セキュリティにはとくにさまざまな配慮をしています。その一つが部外者立ち入り禁止(居住者認証)機能です。事務手続きは、すべて居住者専用のページから応答フォームを使って応答するように設計しています。これによってなりすましを防ぎます。
Q9. メールマガジンの発行ってめんどくさそう。
A9. メールマガジンは紙の広報紙に比べてはるかに簡単に作れます。たとえば、ホームページに新しく出した情報のタイトルとリンクアドレスを付けるだけでも立派に役に立つメールマガジンになります。また、配信日を予約できるので、作業がしやすいです。
Q10. ウチのマンションでは、自治会ではホームページを作ることになったが、管理組合では否決された。自治会だけでホームページを作れるのか?
A10. 管理組合と自治会が両方あるマンションで、どちらか一方のみが契約することは可能です。料金は両方の場合と変わりません。また、契約されなかった方の組織が後からホームページを契約することも可能です。その際、追加料金等は発生しません。メンテナンス料金等を按分することができます。
Q11. ホームページを導入した後、特典はないのか?
A11. 他のマンションに弊社のマンション向けホームページをご紹介ください。成約した場合、1件1万円の紹介料をお支払いいたします。
Q12. マンションのホームページで広告収入は得られないか?
A12. ふつうのバナー広告やアフィリエイトでは満足のいく収入を得ることはむずかしいかもしれません。マンションという条件を生かして広告主を絞り、まるまる1画面分を提供すれば、かなり期待できそうです。個別にご相談ください。